Nëse do të dërgoni me faks një letër, ndiqni rregulla të caktuara kur e kompozoni atë në mënyrë që ajo të lexohet nga marrësi dhe të mos dërgohet drejt në shportën e letrës së mbeturinave.
Udhëzimet
Hapi 1
Krijoni një letër në një redaktues teksti MS Word ose duke përdorur një model që mund të zgjidhet në MS Publisher (me logon e kompanisë). Nëse do të dërgoni tabela, është e pranueshme të përdorni gjithashtu MS EXEL. Fotografitë duhet të kenë shtrirje.jpgG.
Hapi 2
Madhësia e një letre standarde të dërguar me faks është një faqe A4. Shkronja - të paktën madhësia e 10 pikëve. Prandaj, mos i përhapni mendimet tuaja përgjatë pemës në mënyrë që të mos keni nevojë të dërgoni një letër në disa faqe. Dhe mos u përpiqni të vendosni të gjithë informacionin që mendoni se është i nevojshëm në një faqe duke përdorur madhësitë e shkronjave që i afrohen zeros.
Hapi 3
Jini të qartë dhe konciz. Nëse i adresuari juaj ka nevojë për ndonjë informacion shtesë, tabela informacioni, fotografi, ai nuk do të hezitojë t'ju informojë për këtë përmes numrave të telefonit ose adresës së postës elektronike të treguar në letrën tuaj. Shkruani vetëm për ato që mund të jenë me interes për adresën tuaj. Nëse një kërkesë ju është dërguar, ju lutemi përgjigjuni vetëm asaj.
Hapi 4
Mos futni fotografi ose fotografi shumë të vogla me grafikë komplekse në tekst, në mënyrë që marrësi juaj të mos ketë një përshtypje fjalë për fjalë "të paqartë" për ju, shërbimet tuaja dhe kompaninë tuaj.
Hapi 5
Adresoni çdo adresë me emër dhe patronim, edhe nëse jeni duke dërguar letra me faks. Sigurohuni që të falënderoni adresën për leximin e kësaj letre, dhe vetëm atëherë të vazhdoni me prezantimin e informacionit që keni në lidhje me mallrat ose shërbimet tuaja, ose përgjigjen e pyetjes së tij.
Hapi 6
Nëse merreni me postë tregtare, përpiquni të tërhiqni vëmendjen e një klienti të mundshëm me çmime dhe zbritje për mallrat ose shërbimet tuaja, duke i nxjerrë në pah ato në mënyrë grafike.
Hapi 7
Kur të mbaroni letrën tuaj, sigurohuni që të shprehni shpresën tuaj për bashkëpunim të mëtejshëm. Shënoni adresën, numrin e telefonit / faksit dhe postën elektronike të organizatës suaj (edhe nëse ato janë treguar nga ju më herët).
